Il Piano di semplificazione per la scuola, presentato dal Ministro dell’istruzione e del merito in occasione del Consiglio dei Ministri del 20 aprile 2023, prevede - tra i diversi interventi in favore delle famiglie, degli studenti e delle istituzioni scolastiche - una specifica iniziativa funzionale all’accesso e all’utilizzo della di Firma Elettronica Avanzata (FEA), denominata “Sigillo”.

 

Tale soluzione, messa a disposizione dal Ministero per tutte le istituzioni scolastiche, consente di velocizzare le attività amministrative svolte dalle segreterie (ad es. la sottoscrizione dei contratti da remoto), favorire le relazioni tra scuola, personale scolastico e soggetti esterni e garantire la conformità ai requisiti di gestione documentale.

 

Il solo requisito richiesto, per i soggetti firmatari, è quello di essere in possesso di identità digitale SPID o CIE.

 

La firma elettronica avanzata potrà essere applicata per la gestione dei contratti:

Chiaramente la Firma Elettronica Avanzata (FEA) è diversa dalla presa di servizio al 1° settembre 2024 (ai sensi del punto 4 della C.M. prot. 0115135 del 25 luglio 2024 la coincidenza del 1° settembre con la domenica configura una causa di forza maggiore che non si ritiene possa incidere sulle posizioni giuridiche soggettive, previdenziali ed assistenziali). La presa di servizio va fatta al 2 settembre sempre in presenza tranne nei casi previsti per il differimento della stessa (congedo di maternità obbligatoria, interdizione per gravi complicanze della gestazione, ricoveri ospedalieri, malattia e infortunio).

 

Il contratto dovrà avere la data inizio 01/09/2024 e data fine 31/08/2025.

 

La FEA, abilitando in modalità remota la firma di documenti digitali, è l’equivalente informatico della firma autografa apposta su un documento cartaceo.

Il passaggio all’uso della firma elettronica potrà avvenire in modo graduale, in modo da permettere alle istituzioni scolastiche di familiarizzare con la nuova modalità operativa, anche in base alle proprie esigenze organizzative.

 

Qualora l’ufficio di segreteria dell’istituzione scolastica intenda avvalersi della FEA il flusso di lavoro sarà il seguente:

a.       inserimento dei dati contrattuali a sistema;

b.       scelta della modalità di firma con FEA;

c.       convalida prospetto R-1/R-2: la procedura si occupa di inviare automaticamente il contratto al sistema Sigillo per l’apposizione della firma elettronica avanzata (FEA);

d.       firma delle parti contraenti, opportunamente informate da specifica messaggistica inviata via email da parte del sistema Sigillo; il contratto dovrà avere la data inizio 01/09/2024 e data fine 31/08/2025.

e.       download del contratto firmato elettronicamente da Sigillo e protocollazione, utilizzando i normali applicativi in dotazione alla scuola;

 

B.      il 2 settembre 2024 - subito dopo la presa di servizio - invio al sistema NoiPA per il pagamento.

 

L’iniziativa è rivolta ai DS e DSGA delle Istituzioni scolastiche, alle segreterie scolastiche e a tutti i soggetti, dotati di SPID, ai quali viene richiesto di apporre la propria firma su documenti prodotti dalle Scuole stesse.

 

Chiaramente, in caso di mancata attivazione dell’opzione di firma con FEA (vedi sopra lettera b), il flusso di lavoro, attualmente previsto, si svolgerà secondo le normali sequenze operative.

 

Redazione

 

 

 

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